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経営のヒント

システム導入でお悩みの企業へ　⑦RFPを書く前に

RFPを書く前に
システムを新たに導入する際、又は現行のシステムを大幅に改修する際にはRFP（Request For Proposal、以下RFPという）を記載することは以前にもお伝えしました。 今回はRFPを書く前に考えておきたい事項について考えてみたいと思います。
RFPを書く前に必要なことは、現状の自社の業務内容をよく把握することであります。その上で、その業務について現状のままでよいのか、何か問題点があるので改善した方がよいのか、改善するとしたらどのようにしたいのかという所まで考えておくことが重要です。
1.プロジェクトの発足
現状業務の把握するために先ずはプロジェクトを発足してください。 そこでよく聞かれるのはプロジェクトに誰が適任でしょうかという質問です。
プロジェクトの適任者
　①全体業務を詳細に把握している方
　②会計業務を把握している方
　③現状システムを把握している方
　④現状業務に問題意識があり、改善策をもたれている方
上記、4つの項目を有している方というと大半の企業がそのような人はいませんと言われます。 確かに企業はそのような人を育成しようとはしていません。それより、営業だ、製造だというのが現実です。そのような人がいないまま、選任してしまうと担当者は何を聞いたらいいのか分からずに、結局、社長や声の大きい人の意見を聞くだけになってしまい、本来の業務改善と違うものになってしまいます。
こういった場合はやはり外部コンサルタントに支援してもらうのが早いと思います。 先ずは外部コンサルタントに業務全体を分析してもらい、問題点を洗い出してもらう。 また、業務フロー等を書いてもらい、業務全体を可視化してもらうのベストです。 それから、外部コンサルタントに担当者をつけて、業務の聞き方、纏め方など学んで行きましょう。