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経営のヒント

システム導入でお悩みの企業へ　⑥RFPの記載内容

RFPの書き方について、標準的な書式は特にありません。ページ数も、特に決まりはありません。要は自社の業務と目指すシステム内容が明確に伝えることができればいいのです。自社の業務内容を正確にシステム開発会社に伝えるために、文章だけでなく、簡単なイメージ図、計算事例も併せて記載するとよいでしょう。
RFPの記載の一例としては、次のような項目になります。
Ⅰ.契約条件編
　1.提案依頼事項
　　①提案の範囲
　　②システム構成
　　③品質・性能条件
　　④運用条件
　　⑤納期およびスケジュール
　　⑥納品条件
　　⑦定例報告および共同レビュー
　　⑧開発推進体制
　　⑨開発管理・開発手法・開発言語
　　⑩移行方法
　　⑪教育訓練
　　⑫保守条件
　　⑬費用見積
　　⑭貴社情報
　2.保証要件
　　①システム品質保証基準
　　②セキュリティ
　　③契約事項
　　④検収方法
　　⑤支払条件
　　⑥保証年数（瑕疵担保責任期間）
　　⑦機密事項
　　⑧著作権等
　3.提案依頼書対応窓口
　4.提供資料の取り扱い
Ⅱ.業務内容編
　1.システム化の目的
　2.システム概要
　　①システム機能
　　②システム関連図
　　③ネットワーク構成
　3.システム機能要求
　　①全体共通　会計基準
　　②購買管理　　発注管理・仕入管理・支払管理・買掛管理
　　③販売管理　　受注管理・売上管理・請求管理・入金管理・売掛管理
　　④在庫管理　　移動管理・受払管理・棚卸管理
　　⑤原価管理　　材料費・労務費・外注費・経費
　　⑥会計管理
　　⑦運用管理　セキュリティ管理・バックアップ等
　4.画面・帳票の要求
　5.見積要件　　　管理場所・各種データ件数・外部接続・テスト方法・移行方法
　6.移行計画及び導入スケジュール
　7.提案書の記載内容について　　記載フォーマット（内容を統一するため）
　8.別紙で、
　　①現状の業務フローチャート
　　②画面・伝票サンプル
　　③既存システムの概要
　　④各種マスターフォーマット
これらを提示することによって、開発会社の提案にブレが無くなってきます。　 また、開発会社にRFPを説明する前に「機密保持契約」を必ず交わしてください。当社の業務に関する情報が、開発会社から外に漏れることの内容にしておきましょう。