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経営のヒント

システム導入でお悩みの企業へ　④RFPとは

4.RFPとは

RFP（Request For Proposal）＝システム提案依頼書　とは、システムを導入する 側が開発会社に対して、自社の業務と目指すシステムの内容を文書まとめたものです。 このRFPを作成して、開発会社に自社の業務と目指すシステム内容を説明します。文書化することによって、「聞き間違い」、「言った言わない」、「開発会社の思い込み」などがなくなり、自社の業務内容、目指すシステムの内容を明確に伝えることができます。 RFPはシステムを知らないと書けないのではないかと思う方が大半ですがそんなことはありません。RFPはシステムを知らなくても書けます。自社の業務、会計業務、自社の体制・方向性、システム化したいことが分かっていれば書くことができます。
しかし、自社の業務について、おおよそは分かっているが業務全体を詳細に分かっている人がいないという企業が多く見受けられます。どちらかというと自社の業務全体を詳細に分かっている人がいないことが問題なのです。 最近のIT技術のことは分からなくていいのです。システム導入が1年後、2年後 であれば、IT技術は日進月歩ですので、開発会社に任せることです。このIT技術については、開発会社を比較選定している時にその時のIT技術がどのようなものか、どの開発会社が進んでいるかが、自然と分かりますので心配しないでください。
RFPによって同じ内容で各開発会社に説明しますので、各開発会社の提案内容が「RFP通り」、「RFP以上の提案」、「RFPを理解していない」というように、開発会社選定の時に開発会社の姿勢、理解力、提案力を判別することができます。同時に開発費用も、どの位かかるのか把握することができます。 また、RFPは確かに自社の要求ですが、IT技術は日進月歩でありますので、開発会社の提案内容が優れている場合があります。その時はRFPに拘らず、いいものを取り入れるようにしましょう。